Jak se starat o firemní vozy?

Strategický přístup v otázce řízení vozového parku je v dnešní době stále více či méně podceňován. Jasně upravený dlouhodobý předpis s konkrétními pravidly pro řízení fleetu dokáže být z pohledu managementu firmy nebo fleet specialisty vítaným a často i nezbytným pomocníkem. A to nejen ve velkých flotilách. Nezbytnosti strategického řízení činností ve firmě si je jistě vědom každý zodpovědný manažer. Stejně tak by tomu mělo být v otázce řízení firemního vozového parku. K tomuto účelu společnosti sestavují takzvanou Car policy, což je vlastně interní dokument nebo směrnice, která obsahuje soubor pravidel týkající se provozu vozidel ve společnosti. Car policy detailně upravuje podmínky nákupu, užívání nebo prodeje vozidel. Tedy v podstatě všechny procesy, kterými vozidlo během svého „života“ prochází. Ovšem zatímco je Car policy běžnou součástí strategických dokumentů většiny zahraničních firem, u nás se ještě nedávno tímto předpisem řídila méně než polovina firem. Podle Ludmily Hromádkové, výkonné ředitelky společnosti AUTO a.s, je v České republice oblast fleet managementu stále ještě poměrně podceňovaná, i když se pomalu začíná blýskat na lepší časy. „Car policy měly dříve v Česku jen větší společnosti se zahraniční účastí, které ji přebíraly od svých mateřských centrál. Dnes se doba naštěstí mění a soupis pravidel pro využívání služebních vozidla má okolo 80 procent společností. Polemizovat bychom ale mohli nad komplexností a kvalitou některých manuálů, které mají mnohdy k plnohodnotné Car policy daleko a jsou například jen ve formě stručného soupisu pravidel. Ovšem díky rostoucímu počtu fleetových odborníků je jejich stav lepší,“ uvádí.

Jasně stanovená pravidla
Nutnost pro zavedení pravidel ve formě Car policy vyvstává především z důvodu jednotnosti a návaznosti dokumentů a činností souvisejících se správou fletu. Důležité je také pravidla a podmínky používání služebních vozidel dostat ke všem, kterých se daná problematika týká. „Například při mém nástupu do firmy nebyla pravidla pro užívání služebních vozidel kodifikovaná. To pochopitelně přináší množství problémů vyplývajících z různých interpretací. Postavení správce vozového parku je za této situace velice komplikované, neboť nemá oporu v pevně stanovených pravidlech,“ říká Petr Kozohorský, Car Fleet Manažer společnosti Zentiva. „Dochází tak často k mnoha nedorozuměním nejen při objednávání nových vozidel, ale i při prodeji vyřazovaných vozů,“ vysvětluje. „V našem případě si rozhodnutím vedení společnosti o přechodu správy vozového parku na operativní leasing tato situace v podstatě sama vyžádala potřebu existence kodifikované podoby Car Policy. Podstatnou roli v tom sehrála i skutečnost minimální zkušenosti společnosti i běžných uživatelů s provozem služebních vozidel v režimu operativního leasingu,“ říká Petr Kozohorský. „Ovšem je třeba také upozornit, že Car Policy se nerodila rychle a její příprava trvala od zahájení projednávání až po její zveřejnění téměř jeden rok,“ dodává.

Jak se Car policy sestavuje?
Pro sestavení Car policy neexistují přesně daná obecná pravidla. Je sice zřejmé, jaké kapitoly by měla obsahovat, ale v podstatě si ji každá společnost tvoří na míru svým potřebám. Stejně tak jako nenajdeme dvě společnosti se stejnými strategiemi, tak nenajdeme dvě stejné Car policy. Pro sestavení správné Car policy je tedy důležitá znalost interních potřeb, procesů a strategií dané společnosti. Automobilový trh se vyvíjí, mění se dodavatelské produkty, ale pravidla provozování služebních vozidel jsou v podstatě pořád stejná. Tedy pokud mluvíme o základních pilířích Car policy. „Změny v Car policy probíhají většinou ruku v ruce se změnou vlastníka či strategie společnosti. V těchto případech se často mění typy vozidel, jejich výbava nebo motivace a povinnosti zaměstnanců. Dalším impulsem pak bývají změny v legislativě či dopravních vyhláškách, na které musí každá společnost reagovat povinně,“ říká Ludmila Hromádková, výkonná ředitelka AUTO, a.s.
Základní pilíře kvalitní a systémové Car policy by tedy měly popisovat pravidla pro přidělování služebních vozidel zaměstnancům, postupy při pořízení nového vozidla, dále pak pravidla pro obměnu vozového parku, vymezení odpovědnosti zaměstnanců za vozidlo a pravidla pro soukromé využívání. Stejně tak postupy v případě dopravní nehody nebo pravidla pro prodej vyřazených vozidel. „Protože je Car policy manuálem, kterým se řídí Fleet Manager i samotní řidiči, jednotlivé procesy by měly být popsány jasně a srozumitelně, aby se předešlo různým interpretacím a výmluvám, proč je nelze dodržovat,“ vysvětluje Hromádková. „Jednoznačná pravidla pak umožňují zavést kontrolní systémy, které mají velký vliv na optimalizaci fleetových nákladů. Car policy tedy nepřímo šetří náklady společnosti a zabraňuje chaosu, který by zákonitě vznikl, pokud by ve společnosti žádná pravidla o používání služebních vozidel nebyla,“ uvádí.

Nejčastější chyby
Nejčastějšími chybami při správě vozového parku jsou podle Ludmily Hromádkové především neznalost a podceňování oblasti fleet managementu jako celku. „Vozový park je ve většině společností velmi citlivá a také nákladná záležitost, proto je potřeba k jeho pořízení a provozu přistupovat s rozvahou. Při sestavování Car policy je potřeba odpovědně zvážit několik hledisek – především interní potřeby dané společnosti, finanční možnosti, odborný pohled Fleet Managera a motivační faktor personalisty. Všechna tato hlediska se musí v určitém bodě protnout, sladit a na těchto základech se pak staví Car policy,“ uvádí. Problémem je podle Hromádkové také fakt, že zájem většiny českých manažerů se často upírá na nákup vozidel. „To znamená na pořizovací cenu a kvalitu vozu. Celkové náklady na provoz jsou v ČR až pátým kritériem v řadě, což je velký rozdíl oproti například Německu či Švýcarsku, kde je parametr provozních nákladů na místě prvním,“ vysvětluje. Z toho jasně vyplývá, že pohled českých managerů na výběr firemních vozů je specifický a ukazatel TCO (Total costs of ownership) je stále podceňován. A to i v současné době, kdy je snižování nákladů u většiny firem prioritou.

Strategie pro malé i velké
Při zavedení Car policy rozhodně není důležitá velikost fleetu ani podíl přidělených a referenčních služebních vozidel. „Dle mého názoru by Car policy měla mít každá společnost i s minimálním počtem vozidel. Ve společnostech, kde většinu fleetu tvoří referentská vozidla, je Car policy ještě důležitější. Není snadné spravovat vozový park, kde uživatelé vozidla střídají a v podstatě nikdo není za nic zodpovědný. A proto je tu Car policy, která dle potřeb společnosti přesně definuje systém rezervací, přebírání a vracení vozidel nebo povinnosti a odpovědnosti řidičů,“ radí Hromádková. S tím souhlasí také Petr Kozohorský ze Zentivy. „Každá společnost, která provozuje služební vozidla, by měla mít pevně stanovena pravidla upravující správu vozového parku,“ uvádí. „Současně je nutné konstatovat, že není v silách samotného Fleet Managera nebo kohokoliv jiného, kdo se problematikou správy vozového parku zabývá, aby ji prosadil zcela osamoceně. Bez podpory managementu není autor tato pravidla schopen prosadit,“ vysvětluje. „Rozhodně však existence kvalitní Car Policy ve svém výsledku znamená úspory nákladů společnosti a dává správci vozového parku možnost efektivně řídit správu vozového parku, což potvrzuje i případ naší společnosti, kde správu vozového parku o celkovém počtu 300 služebních vozidel zajišťuje dnes pouze jeden zaměstnanec," dodává.

Car policy je tedy užitečným pomocníkem, který dokáže ušetřit nejenom spoustu času, nepříjemností a nervů, ale především finančních prostředků. Strategický přístup se vyplatí rozhodně ve fleet managementu stejně jako kdekoliv jinde.