Služební vůz potřebuje správné vedení knihy jízd: na co byste neměli zapomenout

Povinnost vést knihu jízd se týká všech podnikatelů a firem uplatňujících odpočty DPH z provozování automobilu pro služební účely. Aby se firmy a podnikatelé nedostali do problémů s finančním úřadem, je dobré dodržovat několik zásad. Kdo se řádnému vedení knihy jízd nevyhne, jsou všichni plátci DPH využívající firemní vozy. Samozřejmě nárok na odpočet z daně mají jen v případě pracovního využití vozu, soukromé používání musí být z odpočtu vyňato.

Nutnost vyplňovat knihu jízd mají dále ti, kteří sice nejsou plátci DPH, ale užívání vozidla prokazují v rámci daně z příjmů. Existuje ovšem výjimka, když využíváte paušální výdaj na dopravu silničním motorovým vozidlem. Pak vést knihu jízd skutečně nemusíte.

„Všem, kterých se povinnost vést si knihu jízd týká, bych důrazně doporučoval její řádné průběžné vyplňování. V zákoně sice překvapivě žádnou zmínku o knize jízd nenaleznete, ale je nejjednodušším nástrojem, jak prokázat výdaje úřadům při řešení nesrovnalostí, a stala se obecně přijímanou zvyklostí,“ sděluje daňový poradce Petr Linx z auditorskéa poradenské společnosti BDO.

„Občas člověk zaslechne i o případech dopisování knihy jízd několik měsíců až roků zpětně. To považuji v uvozovkách za velmi odvážné, zvláště vzhledem ke krátké lhůtě k předložení dokumentace. Mám za to, že je to dost neproveditelný úkol, na který finanční úřad stejně nakonec přijde, jelikož se daňovému subjektu nepodaří vše dohledat a prokázat přesně podle skutečnosti,“ doplňuje.

Při uplatňování nároku na odpočet DPH z pořízeného dopravního prostředku musí plátce určit nebo odhadnout poměr, ve kterém se bude automobil používat pro firemní a soukromé účely.

„Z praxe nedoporučuji odhadovat 100% užívání vozu pro byznysové účely, a to hned ze dvou důvodů. Naprostá většina vozů ze zkušenosti není používána čistě pro pracovní záležitosti, navíc pro správce daně často jde o případ, u něhož může snadno ověřit správnost a na který se zaměří,“ komentuje Petr Linx.

Jelikož služební vozy bývají čas od času využívány i například pro nákup, cestu do lékárny nebo k vyzvednutí dětí, doporučuje Petr Linx ve většině případů uvést byznysové užívání přibližně z 80 procent.

Tím to však z pohledu DPH nekončí. „V průběhu dalších čtyř let po roce pořízení plátce dané vozidlo sleduje a v případě, že se poměr sníží o více než 10 %, musí ještě provést úpravu uplatněného odpočtu a část DPH státu vrátit,“ komentuje Petr Linx. Samozřejmě to funguje i naopak, tedy lze zpětně nárokovat část odpočtu v případě, že se poměr oproti prvnímu roku zvýší o více než deset procent.

Když je automobil používán pro smíšené účely, plátce má opět nárok na odpočet pouze v částečné výši. Jde například o pohonné hmoty, mytí, servis, údržbu, splátky operativního leasingu. U těchto provozních výdajů se jedná o jednorázové krácení, plátce daně se k nim již další roky nevrací.

V záznamu o cestě v knize jízd by neměly chybět datum, stav tachometru na začátku a konci jízdy, místo výjezdu a příjezdu, množství natankovaných pohonných hmot včetně ceny a účel cesty.

„Zároveň doporučuji uvádět nad rámec toho i čas odjezdu a příjezdu, čas začátku a konce případné bezpečnostní přestávky, u trasy i průjezdní body a u zahraničních cest i údaje o mýtném,“ radí Petr Linx.

„Při dokazování správnosti finančnímu úřadu se tyto zpřesňující informace hodí a je možné, že bez jejich uvedení v knize jízd by se na ně i tak úřad dotazoval a bylo by obtížné je dohledávat zpětně,“ doplňuje daňový poradce z BDO.