Jak na efektivní provoz vozidel ve firmě?

Dnešní doba přináší celou řadu nástrojů, jimiž lze provoz firemních vozidel zefektivnit a pozitivní přínos pro celkovou bilanci projevit už v krátkodobém horizontu…

Hned na úvod je třeba zdůraznit, že nikoli vše nejlevnější znamená automaticky nejefektivnější. Optimalizace provozu firemních flotil totiž nestojí vždy jen na prvoplánovém omezování přímých finančních výdajů, ale problematiku je třeba hodnotit s větším odstupem. V něm je třeba také zohlednit mzdové náklady, jimiž se často zbytečnými operacemi provoz vozového parku skrytě prodražuje, jde přitom zejména o náklady na zaměstnance. Tak jako ve všech sférách podnikání, i v provozu firemních flotil je třeba dbát na automatizaci procesů a digitalizaci zpracovávaných dat, dnes solidní oporu zajišťuje nejen dostupnost technologií, ale také služby různých firem. Zkrátka, pokud se chcete dopočítat reálných hodnot TCO u jednotlivých vozidel vaší flotily, je třeba zavést a důkladně vyhodnocovat data z FMS (Fleet Management System). U menších fleetů může pomoci i excelová tabulka nebo levnější univerzální softwarové řešení. U větších společností se software upravuje na zakázku včetně propojení s podnikovým ERP systémem.

Při volbě automobilu pro firemní flotilu hrají samozřejmě významnou úlohu náklady na palivo, ovšem právě v těchto měsících zažívá stlačený metan významný rozmach. CNG se nyní v rozsáhlé míře uplatňuje nejen v dodávkových a rozvážkových vozech, ale také v prostředcích hromadné dopravy či manipulační techniky včetně vysokozdvižných vozíků.

Do výše zmíněného okruhu, jenž se opírá o druh a typ používaných vozidel, patří také stále často využívané tzv. šedé flotily. Jde o vozy používané pro firemní účely, ovšem vlastněné přímo zaměstnanci. Také v našich podmínkách jde o jev naprosto normální, ovšem provoz takových vozidel je ve svém důsledku podstatně rizikovější než u firemně vlastněných strojů. Tato rizika zde zkrátka jsou, ovšem dobrou zprávou je, že při správně nastavených procesech řízení je lze velmi úspěšně potlačovat. Vozidla provozovaná v rámci šedých flotil bývají často starší než ta, jež používají firmy ve vlastních flotilách. Starší vozy bývají méně bezpečné, mívají vyšší spotřebu (do náhrad za PHM se počítá průměrná spotřeba dle velkého TP) a lze u nich očekávat i vyšší náklady na jejich údržbu i pojištění, což se může stát zdrojem zbytečných nákladů.

Důležitým atributem pro efektivní užívání flotily je „řízení výkonu“ jednotlivých vozidel. Zde hrozí výrazná rizika neplánovaných výdajů za vozy, které jsou hojně využívány. Samozřejmě je také nesmysl platit leasing na stojící nevytížené vozidlo. Takže je vhodné na základě jakýchkoli vnitrofiremních změn (např. v druhu využití či změn v nájezdu sledovaných vozidel) vše vyhodnotit a nebát se změn – třeba zavedením pravidla sdílení automobilů mezi zaměstnanci.

V následujících řádcích se omezíme na stručné vytyčení oblastí, v nichž lze v rámci provozu flotily výrazně ušetřit.

Klíčovým předpokladem efektivního provozu firemní flotily je zajištění servisu, ať již jde o preventivní prohlídky, nebo řešení závad či dopravních nehod. Pouze pružně reagující, kvalitní a cenově přístupný servis zajistí potřebnou spolehlivost a mobilitu používaných vozidel. Podle provozovatelů větších firemních flotil činí v rámci sledování TCO náklady na údržbu až 20 %, takže se opravdu vyplatí důkladná analýza. Při zohlednění této skutečnosti může situace při výběru vozu nabýt překvapivých kontur. Například BMW nabízí na pět let servis včetně materiálu (kromě brzdových destiček) zdarma, takže typický manažerský VW Passat může i přes nižší pořizovací cenu snést srovnání celkových nákladů s minimálně o třídu lepším BMW řady 5…

Doporučuje se uzavření tzv. servisní smlouvy, v níž jsou zahrnuty odhadnutý měsíční paušál i zvýhodněné ceny služeb. U zánovních aut je s ohledem na tovární záruku vhodné držet se služeb autorizovaných servisů (využívat služeb jiných servisů bývá hazardem, který ani mírná finanční úspora nevyváží), pokud jde o vozy na operativní leasing, je situace jasná. Nicméně i na poli autorizovaných servisů je konkurenční boj vypjatý a zákazník z něj může jen profitovat.

Řada firem s větším autoparkem si již nyní nedokáže představit svůj provoz bez GPS lokátorů. Takový modul, instalovaný ve firemním vozidle, kombinuje technologie GPS a GSM. Přes GPS určuje polohu a přes GSM, tedy datové přenosy mobilního operátora, zaznamenává a v reálném čase odesílá údaje o pohybu automobilu, což umožňuje efektivní kontrolu využívání firemního vozu. Jistě, instalace i provoz něco stojí, ovšem s ohledem na omezení černých jízd se obvykle hovoří o průměrných finančních úsporách v hladině 20 %, nemluvě o dalších praktických benefitech.

Obecně se má za to, že cílem vedení firmy by mělo být motivovat své řidiče k tomu, aby se služebními vozy zacházeli jako s vlastními. To však není vůbec přesné, módou posledních let se stalo srovnávat automobil s běžným spotřebním zbožím, přičemž pod čarou těchto stále frekventovanějších výroků čteme „o auto se nestarám.“ Stejně jako pračka, myčka nádobí nebo žehlička vyžaduje i vůz rozumné zacházení, jinak se zvyšuje riziko poruch, jež mají ve finále vliv jak na provozní náklady, tak i na zůstatkovou hodnotu.

Správce firemního vozového parku má k dispozici celou řadu nástrojů. Jde o školení zaměstnanců, jež poskytuje již řada společností, elektronické prvky sledující styl jízdy řidiče i interní soutěže v hospodárné jízdě. Jako ideální se však jeví rozumná kombinace všech těchto nástrojů. Výsledkem bude nejen snížení celkových provozních nákladů v rámci TCO konkrétního vozu, ale také zvýšení bezpečnosti zaměstnanců a omezení nákladů na řešení dopravních nehod a s tím spojené omezení mobility.